摘要：档案管理的对象是档案,服务对象是档案利用者,所要解决的基本矛盾即是档案的分散、零乱、质杂、量大、孤本等状况与社会利用档案要求集中、系统、优质、专指、广泛之间的矛盾。社会对档案需求的满足程度取决于档案管理水平的不断提高，档案管理水平则要适应不断增长的社会需求。二者处在从不适应到适应的不断矛盾过程中，从而推动档案管理工作向前发展。从几千年档案管理的历史来看，档案管理是由非独立系统到独立系统、由简单管理到复杂管理、由经验管理到科学管理、由手工管理到计算机管理、由封闭系统到开放系统而发展的。
关键词：档案管理,信息化制度,论文刊发
档案管理就其基本性质和主要作用来说，是一项管理性的工作，服务性的工作，政治性的工作。档案管理工作不生产物质财富，档案主要也不由档案管理机构和档案工作人员产生和利用，它是专门负责管理各部门形成的历史文件的一种专业，所以是管理性的工作。但是档案管理系统不是孤立的，而是各项社会管理系统中不可缺少的组成部分。通过提供档案信息为社会实践服务，是档案管理工作区别于其他工作的特点之一。档案部门虽然也研究档案、进行编着等活动，但其目的还是为了更好地适应社会的利用需要，仍具有服务性。在社会历史的各个阶段，档案管理工作都必然为一定的经济、政治、文化服务，否则就不会存在，也难以发展。在阶级社会中，档案管理工作体现一定的阶级关系和阶级利益，为一定的统治阶级所掌握，为一定阶级的经济、政治和文化服务，这个服务方向是档案管理工作政治性的集中表现。由于档案的内容关系到国家的政治利益和经济利益，所以中外任何国家对档案管理都有一定的保密要求，一部分档案不对外开放，而多数档案则要在规定期满后才开放。这种机要性也是档案管理工作的一种性质。
档案管理的信息化是档案事业发展的必然趋势，是社会发展的必然要求，是科技发展的必然结果，也是一种开放的思想理念和一个综合的系统工程。信息技术的应用是档案管理信息化的一个开端。档案管理信息化的顺利实施，须要有资源保障、社会保障、经济保障、思想保障、法律保障、行政保障和人才保障及其体系的建设和完善。档案管理信息化系统是一项运用多种学科知识多专业配合、多部门协作、多环节配套的复杂系统工程。这项系统工程发展到目前阶段，研究探索对系统的协调组织，加强管理和科学决策，是十分必要的。
一、档案管理信息化的优点
所谓档案信息化，就是以馆(室)藏档案资料、纸质或机读形式为主要物质对象，用微机对档案文献进行收集，筛选和不同层次的加工，使之转化为微机软件形式的二次文献信息供人们利用的过程。其优点主要有以下几点。
(一)、档案管理信息化使档案部门扩展和实现利用现代技术为社会提供信息服务能力，加强全社会的档案意识，也是档案部门富有现代化气息。
(二)、档案管理信息化可节约经费，节省时间。信息成果可多次拷贝，从而改变信息加工工作受经费限制的局面。手工编研信息成果出版不仅需要较多经费，且从文件资料形成到开发二次文献信息，需较长的时间，造成信息失效，严重影响了档案信息的应用价值。档案资源信息化可大大缩短文献信息加工时间，提高时效性。档案资源信息化后，编研者可直接利用机读形式的档案，利用计算机加工完成信息加工工作程序，快捷的出版二次信息。
(三)、档案管理信息化可使档案信息顺利地与最新技术接轨。虽然“信息高速公路”在我国尚处在起步阶段，但档案事业要超前做出对策，是现在的劳动信息化，为将来的“信息高速公路”打下牢固的路基。
二、档案信息化的现状
(一)、缺乏相关人才。与信息化高速发展的时代不相适应的是档案管理队伍中严重缺乏人才。档案管理信息化需要既懂现代化技术又懂档案管理的复合型人才。与信息化技术在科研、生产、军事、教育、政务等领域的应用相比，档案管理应用的信息化严重滞后，其基本原因，是相关人才的缺乏。这与档案工作历史上和现实中不被全社会重视有直接的关系。
(二)、缺乏相关软件。档案软件没有信息管理功能，缺乏通用性，档案界各部门使用的计算机型号不一，软件互不支持，并且没有一个既适用于检索又可用于档案信息管理的计算机软件。因此，很难利用电脑完成信息管理工作和快捷的出版信息编研成果，同时也制约了档案信息电子化的发展。档案的技术标准、组织工作程序标准没有从计算机信息处理技术特点和发展考虑，大部分归档文件资料是光盘、磁盘。现行的档案管理、分类方法、著录标准及有关规定已不能完全适应。
(三)、缺乏管理规范和标准。实现档案信息电子化目的在于利用，其实质是记录方式和载体形式的变换。目前我国还没有建立一个能达到数据交换的机读目录档案系统。档案信息系统和网络建设各行其道，层次不一，规范性、开发性、服务性、共享性较差，不能适应档案信息系统资源共享的要求，给使用者带来不便。目前，档案管理信息化从整体上仍处于由文件处理向信息管理系统的过渡阶段。然而，档案管理信息化系统的现状是档案标准规范滞后和应用软件混乱。这些都严重影响了系统整体水平及数据库建设，其中主要矛盾不是硬件设备的缺乏，而是硬件的功能没有充分的发挥，档案标准和规范本身是一个系统工程，是进行档案资源信息化的重要基础之一，是不可或缺的必要条件。标准和规范应优先采用国际标准。目前需要注意研究下列几类情况。一是可用的已有标准，二是需要制定与现有标准配套的标准，三是需要继续研究和开发的具有前瞻性的、战略性的标准，四是需要更新的标准。在充分研究的基础上，根据国际标准和通用的规范，紧密结合现行的档案管理技术标准和业务规范，逐步推出相关的标准规范，最终形成档案管理信息化的标准规范体系。
三、档案管理信息化的未来趋势
档案管理信息化是以面向档案实体保管为重点向以档案内容的电子化信息管理，并以电子化信息为主要形式向社会提供利用服务为重点的转变过程。在这一转变过程中，要运用现代管理思想和技术去装备档案部门，以不断提高档案管理和利用现代化水平。因此，下列几点是档案信息电子化过程中必须解决的问题，也是发展趋势。
(一)、档案管理信息化专业人才队伍的建立。人才是事业的保证。档案信息化是一项专业性极强的工作，需要有既掌握专业技术又懂档案管理的人才队伍作保障。从相关软件的开发，到档案内容的信息化处理，再到信息化管理以及向全社会提供服务，各个环节都需要有专业化人才的支撑。所以，档案管理信息化的第一步就是人才队伍的建立。目前我国每年由各级院校信息化专业毕业的人才不在少数，但既具备专业技术知识又懂档案管理的人才似乎不多。所以，就需要档案管理部门加强培训，建立队伍。
(二)、相关法规政策的建立。档案管理的信息化建立和管理应按照相关标准作为操作准则。只有建立和完善全体档案工作者都必须遵守的行业规范而且该标准应具有较强的可操作性和科学合理性。只有这样，才可能在统一的模式下建立档案的信息化，才能更便于档案的管理和利用。
(三)、档案信息系统必将具有超强的信息处理能力，运行系统必将具备稳定可靠的硬件和软件做支撑。考虑到档案具有的独特性质和不可替代的作用，有些内容可提供给全社会使用，有些则只能在一定范围或特定部门使用。所以，开发出相应的软件系统以确保档案上述特征的体现，也是势在必行的。
* 稍后学术顾问联系您
