论文摘要：工程项目立项阶段档案部门在工程立项阶段的主要工作是与通信工程项目的资料员、档案管理人员密切配合,做好收集准备工作。这一阶段需收集、整理的档案文件包括:可行性研究报告、项目建议书及批复文件、项目评估、环境预测、调查报告、设计任务书、计划任务书、招投标文件、初步设计、技术设计、施工图设计、鉴定和审批等。
本文选自《中国信息界》杂志由国家发展和改革委员会主管，国家信息化专家咨询委员会指导，国家信息中心支持，中国信息协会主办。《中国信息界》杂志是以“宣传信息化、推进信息化”为宗旨;以“学术、理论、深度、全面”为鲜明特征;以反映信息化与工业化融合的大背景下我国信息化各领域的学术研究成果为主要内容;以国内外从事信息化的教育、科研、管理等各方面工作的人士为核心读者的国家级信息化权威学术期刊。邮发代号：82-706。
引言
与工程进度、质量等比起来无关紧要,不重视资料的收集和整理,忽略了对资料有效性、规范化和完整性的控制,使得形成的工程资料在质量上出现了物质形态不统一,信息记录要素不完整的状况。不完整的资料会导致片面性,不能系统、全面地反映工程的质量状况。应设专人整理有关工程资料,根据工程的项目划分、工程量等,收集有关工程数据,保证资料全面完整,便于查找。
信息通信工程档案资料的收集范围
为有效地提高通信工程档案的质量,更好地做好通信工程档案的开发利用工作和现代化管理,避免出现归档文件不及时、不齐全等问题,就要对通信工程档案提出标准化要求,按照《国家电子政务工程建设项目档案管理暂行办法》和《黄委信息系统科技档案分类及文件材料归档办法》,我单位通信工程建设项目大致分为开工、施工、竣工三个阶段,档案管理要与这三个阶段实现“三个同步”,必须紧扣这三个环节。工程项目立项阶段档案部门在工程立项阶段的主要工作是与通信工程项目的资料员、档案管理人员密切配合,做好收集准备工作。这一阶段需收集、整理的档案文件包括:可行性研究报告、项目建议书及批复文件、项目评估、环境预测、调查报告、设计任务书、计划任务书、招投标文件、初步设计、技术设计、施工图设计、鉴定和审批等。在工程施工阶段在工程实施阶段,档案部门应及时了解工程进度,督促工程技术人员、资料员做好文件材料的形成和积累工作,定期检查、督促,发现问题及时采取补救措施。这一阶段需收集、整理的档案文件包括:开工报告,施工合同,技术交底,施工组织设计,施工计划,施工方案,施工技术措施,施工安全措施等;通信设备的出厂证明,质量鉴定,建筑安装材料试验报告,设计变更通知书及材料代用通知单,施工记录,隐蔽工程验收记录,重大事故处理报告等;设备开箱、安装、调试记录;施工总结、技术总结、竣工报告、竣工验收报告等;工程监理、工程质量监督等文件。在工程竣工验收阶段工程竣工验收是档案工作的关键环节,档案管理部门应直接参与验收工作,以确保档案的完整、准确。这一阶段需收集、整理的档案资料包括:一是验收竣工文件,包括项目竣工验收报告、全部竣工图、项目质量评审报告鉴定书、工程现场声像材料和竣工验收会议决议文件等;工程的概算、预算、决算;试运行及维护记录等材料。
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加大音像资料收集力度
音像资料是信息通信工程中档案资料整理中的弱项,项目实施过程中形成的音像资料较少,难以满足归档要求。音像资料更能够印证项目实施的全过程。故要加大音像资料收集、积累和整理的力度,更直观地反映工程建设的全过程。随着黄河通信工程管理的规范化,要求归档的通信工程技术资料更加规范、全面、完善。通信工程档案同通信工程一样,有着自己的形成规律。这就要求在整理文件材料过程中资料内容和编排形式上必须有统一的标准,严格按照《国家电子政务工程建设项目档案管理暂行办法》和《黄委信息系统科技档案分类及文件材料归档办法》等相关要求整理归档材料,这样不仅使资料的归档范围能保持一致,也为将来的提供利用带来了方便。为此,档案管理人员要不断学习和掌握新的知识,做好这项工作。
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