论文摘要：农科院与外包单位订立合同,约定了承包的数量、质量、报酬、承包方式、材料提供、履行期限、验收标准和方法等,并将工作要求列入合同条款,如:工作期间接受委托人必要的监督检查;完成工作后,向委托人交付工作成果、必要的技术资料和质量证明,并接受委托人的验收;妥善保管委托人提供的材料以及完成的工作成果;按照委托人的要求保守秘密,不得留存复制品或技术资料等。
本文选自《中国农学通报》(以下简称《通报》)是中国农学会主办，由我国著名农业科学家、两院院士石元春教授担任主编的综合性农业学术期刊。《通报》是中文核心期刊、中国科技核心期刊、中国科协优秀学术期刊、全国优秀农业期刊，多年来一直被中国核心期刊(遴选)数据库、中国农业科技文献数据库、中国农林文献数据库、联合国粮农组织数据库、国际农业和生物学文献数据库、维普中文期刊数据库等收录，并向海外10多个国家的有关数据库和图书馆赠阅。
引言
目前,台州市农业科学研究院已经尝试由档案人员与科技人员共同申报、参加“设施农业与物联网技术的集成创新与示范”项目。在项目实施过程中,同步进行项目资料的收集与归档。另一方面,合理使用有限经费,对破损严重、亟需抢救保护的档案,经过汇编整理、深受科研人员欢迎的专题档案以及与当前现代农业发展密切相关的档案优先进行数字化。二是加强基础设施建设。为适应农业科技档案数字化的要求,必须加大档案数字化硬件投入的力度。
在信息采集环节,要购置相关的采集设备,如照像机、录像机、扫描仪等;在信息存储环节,要购置必备的磁带、磁盘、光盘及相配套的磁盘阵列和光盘库;在信息利用环节,要购置必备的计算机、打印机、复印机,确保档案数字化工作顺利推进。三是加强复合型人才队伍建设。首先,要加强教育培训,制定切实可行的培养计划,鼓励档案管理人员通过在职培训、业余进修等形式,熟练掌握和运用档案专业理论和现代技术技能。其次,要面向社会引进掌握信息技术、具备软件开发能力的专业人才,建立一支能够胜任农业科技档案数字化建设任务的档案员队伍。
一、建设数字资源
一是建立目录数据库。2004年,台州市农科院购买了专业档案综合信息管理软件,开始建立归档科技档案案卷级目录数据库。在建设过程中,对案卷目录着录格式的标准化严格把关,控制好机读目录数据库的质量。目前,我院2005年以前形成的农业科技档案案卷级目录已经全部录入计算机。二是建立全文数据库。2011年,台州市农科院将档案综合信息管理软件升级为全文版,开始启动室藏科技档案全文扫描数字化项目。针对室藏档案资料量大、数字化力量薄弱的情况,农科院采取“外包与自建相结合”的数字化建设方案,对2005年以前形成的保管期限为长期和永久的农业科技档案进行全文数字化加工。
二、方案实施前
农科院与外包单位订立合同,约定了承包的数量、质量、报酬、承包方式、材料提供、履行期限、验收标准和方法等,并将工作要求列入合同条款,如:工作期间接受委托人必要的监督检查;完成工作后,向委托人交付工作成果、必要的技术资料和质量证明,并接受委托人的验收;妥善保管委托人提供的材料以及完成的工作成果;按照委托人的要求保守秘密,不得留存复制品或技术资料等。目前,已完成608卷共111566页农业科技档案的全文数字化加工任务,数据量计177GB。为保证数字化成果的及时应用,台州市农科院以目录数据库为依据,使用SQL语言将扫描影像数据批量挂接到相对应的案卷级目录中,确保图像文件与案卷级目录数据库建立一一对应的关系,并在档案管理系统中实现了“全文浏览、下载和打印”等诸多功能。
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