摘 要 本文介绍了办公自动化以及办公自动化在国内外的发展状况，办公自动化的相关技术，以及办公自动化存在的问题，最后总结了办公自动化的发展趋势。
关键词 办公自动化 协同技术 工作流 企业信息门户
一、引言
办公自动化(Office Automation，简称 OA)是将现代化办公和计算机网络功能结合起来的一种新型的办公方式，是当前新技术革命中一个技术应用领域，属于信息化社会的产物。在第一次全国办公自动化规划讨论会上提出办公自动化的定义为：利用先进的科学技术，使部分办公业务活动物化于人以外的各种现代化办公设备中，由人与技术设备构成服务于某种办公业务目的的人——机信息处理系统。在行政机关中，大都把办公自动化叫做电子政务，企事业单位叫 OA 。
办公自动化(OA)技术分为三个不同的层次：第一个层次只限于单机或简单的小型局域网上的文字处理、电子表格、数据库等辅助工具的应用，一般称之为事务型办公自动化系统;第二个层次是信息管理型的办公系统，是把事务型(或业务型)办公系统和综合信息(数据库)紧密结合的一种一体化的办公信息处理系统;决策支持型 OA 系统是第三个层次，它建立在信息管理级 OA 系统的基础上。它使用由综合数据库系统所提供的信息，针对所需要做出决策的课题，构造或选用决策数字模型，结合有关内部和外部的条件，由计算机执行决策程序，做出相应的决策。
办公自动化系统一般均以公文处理和事务管理为核心，同时提供信息通信与服务等重要功能。具体表现为以下六大常见功能需求：提供电子邮件功能、处理复合文档型的数据、支持工作流的应用、支持协同工作和移动办公、具有完整的安全性控制功能、集成了其他业务应用系统和 Internet[1]。
二、办公自动化发展现状
1、国内发展现状
办公自动化(OA)是 20 世纪 50 年代提出的一种新型办公理念，伴随着计算机软硬件的发展，目前已经发展成为集合了通信技术、信息处理技术、数据库技术、芯片技术、系统科学、行为科学等先进科学技术的综合技术体系。它可以简化办公流程，提高工作效率，缩短办公流程时间 [2]。办 公 自 动 化(Office Automation- OA)是美国通用公司的 D.S.哈德于 1936 年首创，在 20 世纪 70 年代中期，计算机已经普遍应用起来之后才开始有了较大发展，90 年代获得广泛的应用[3]。
到目前为止，办公自动化共经历了三分发展阶段：1)传统纸质办公模式，这个阶段主要以纸和低容量软盘作为办公的媒介。这个时期的办公自动化技术局限于计算机软硬件的发展，没有通信和协同工作能力，缺少统一的平台和相应的软件;2)网络办公自动化模式，伴随着网络技术特别是局域网技术的快速发展和成熟，办公自动化技术日益成熟。形成了工作流的概念，并在此基础上结合高效协同技术、辅助决策技术等新兴技术，可以方便高效的实现群体交流和协作，极大的改变了办公自动化的工作形式，降低而来工作强度，提高的工作效率;3)办公自动化综合服务阶段，以行业的基础信息支撑环境(包含 MIS 系统、基础数据库系统等)和网络技术为基础，有效的将各种内外部信息综合起来形成信息流，为单位内部的管理过程服务[4]。主要包含沟通、协作、控制、管理等服务一体化的公文处理和日常事务管理技术[5]。
现在国内的各个单位和大中型企业基本实现了不同程度的企业信息化运作，并且随着应用与需求不断增长和变化，各个单位和企业也不断对其信息化系统进行完善和升级[6]。
2、国外发展现状
20 世纪 70 年代后期，美、英、日等发达资本主义国家开始办公自动化理论和技术的研究。美国是推行办公自动化最早的国家，其发展大致经历了 4 个阶段：1)单机设备阶段(1975 年前)以采用单级设备，已完成单项工作为目标。这时的办公自动化可以称为“秘书级别”;2)局域网阶段(1975- 1982 年)开始采用部分综合设备，如专用交换机、局域网等，将许多单级设备融入到局域网络中，以实现数据、设备的共享。这时的办公自动化可以成为“主任级别”[7];3)一体化阶段(1983- 1990 年)采用以数据、文字、声音、图像等多媒体信息传输、处理、存储的广域网为手段，实现非常先进的办公自动化。这一阶段的办公自动化进入了“决策级别”;4)多媒体信息传输阶段(20 世纪 90 年代以后)
日本办公自动化的起步稍晚于美国，并针对本国的国情制定了一系列发展本国办公自动化的规划，并建立了相应的执行机构，组建了办公自动化的教育培训中心。随后完成的日本东京都政府办公大楼，成为一座综合利用了各种先进技术的智能大厦，是当代办公自动化先进水平的代表[8]。
电子政务(SOA，Service Oriented Architecture)是办公自动化应用最广泛、最具潜力的一个领域。早在 1996 年，Gartner Group 就已经提出了 SOA 的预言，不过当时仅仅是一个“预言”，软件发展水平和信息化程度还不足以支撑这样的概念走进实质性应用阶段[9]。
三、办公自动化相关技术
1、信息交换、传输加密技术、公文传输
信息资源的共享是办公自动化系统的重要方面。为了提高办公自动化的效率，需要建设统一、安全、高效的信息资源共享交换平台。信息交换平台提供一整套规范、高效、安全的数据交换机制。由集中部署的数据交换服务器以及各类数据接口适配器共同组成，解决数据采集、更新、汇总、分发、一致性等数据交换问题，解决按需查询、公共数据存取控制等问题[10]。
信息传输加密技术是信息安全的核心和关键技术，通过数据加密技术，可以在一定程度上提高数据传输的安全性，保证传输数据的完整性[11]。信息传输加密技术主要是对传输中的数据流进行加密，常用的有节点加密、链路加密和端到端加密三种方式[12]。
电子公文传输系统代替了多年来传统的上呈下达以红头文件传递的法定方式，是一条方便快捷、安全可靠的公文传输途径，具有速度快、保密性好的特点。电子公文传输系统利用计算机网络技术、版面处理与控制技术、安全技术等，实现了部门与部门之间，单位与单位之间红头文件的起草、制作、分发、接收、阅读、打印、转发和归档等功能，以现代的电子公文传输模式取代了传统的纸质公文传输模式[13]。对公文进行排版，再将其转换成为不可篡改的版式文件，并通过该系统直接发送给接收方，接收方在收到电子公文后，通过专用的版式阅读器来阅读内容和版面与发送方完全一样的公文文件，最后在权限允许范围内用彩色打印机打印出具有正式效力的含有红头的公文。整个过程通过计算机来实现，安全与保密得到有效保障，大大缩短了公文传输的时间[14]。
2、业务协同机制
数字化、网络化、信息化是办公自动化发展的潮流，而多维度，多领域的“协同办公”成为了办公自动化发展的新方向[15]。协同最基本的含义是协同工作，也就是由多人互相配合完成同一工作目标[16]。依据此定义，可以说为了实现办公自动化中各业务信息的交流、组合以及信息共享等都可以看作是协同办公[17]。90 年代末期开始，随着办公环境的变化和协同管理的兴起，更多的强调跨地域、跨部门之间的协同，但此时办公自动化实现的协同也仅仅是局部、浅层次的，更多的信息及资源依然处于离散和难以管理的状态[18]。
要实现良好的协作，首先需要突破地理边界和组织边界，让处于不同地理位置，不同部门的人员可以进行无障碍的交流;其次，需要对整个协作过程进行管理，让相互协作的部门内部以及部门与部门之间为共同目标进行一致的、协调的运作，并将协作过程中产生的信息完整的保留、整理后，以知识的形式实现再利用[18]。总的来说，实现协同办公可以从流程、人员、知识以及应用等四个角度来考虑。
从流程协同角度分析，需要强化跨部门、跨组织的流程自动化。依靠全面的系统处理逻辑与相关工具，实现高效的数据处理与交互，实现组织内部之间、组织外部之间、相同或不同组织内外部之间的各种业务流程的自动化，实现现代化的协同办公;从人员协同角度分析，人员协同的终极目标就是“零距离”。员工之间的沟通越简单、越方便，企业的工作效率就越高。通过提供综合通讯，文档交换以及电子会议等群组协作环境，建立合理的团队管理模式，最大限度地强化人员之间的沟通，协调团队的行动;从知识协同角度分析，通过提供综合文档管理，动态数据处理，高效整合分散于各部门内外的各类文档，数据资料与其他信息，实现知识共享。通过挖掘信息的内在关联，形成一套适用于不同部门的协同办公知识体系，使协同办公进一步规范化;从应用角度分析，通过提供具有扩展能力的协同办公应用平台，实现方便快捷地开发，实施与集成各种应用系统，并使之相互配合，通过阶段性地功能扩充与系统升级，满足各部门办公自动化发展的要求[19]。
3、工作流技术
工作流技术(workflow)的概念形成于生产组织和办公自动化领域，是计算机应用领域的一个新的研究热点。国际工作流管理联盟(Workflow Management Coalition，WfMC)对工作流的定义是：一类能够完全或者部分自动执行的经营过程，根据一系列过程规则，文档、信息或任务能够在不同的执行者之间传递、执行. 工作流实施的三个基本步骤分别是：映射、建模和管理[20]。工作流技术是办公自动化中的重要技术，通过对独立零散的计算机应用进行综合化和集成化，工作流管理系统可提高业务工作效 率，改进和优化业务流程，增强业务流程的有序性，提高竞争能力[21]。
在办公自动化中，工作流技术的实施是通过工作流管理系统来实现的。工作流管理系统是一个软件系统，它通过计算机技术的支持完成工作流的定义和管理，并按照在计算机中预先定义好的工作流逻辑推进工作流实例的执行，工作流管理系统将现实世界中的业务过程转化成某种计算机化的形式表示，并在此形式表示的驱动下完成工作流的执行和管理[22]。
工作流技术是管理软件和办公自动化两大类软件发展过程中的重要标志。办公自动化的发展过程主要分为文档型 OA、流程型 OA 和知识型 OA 三个阶段[23]，其中流程型 OA 是当前办公自动化的主流应用，它正是利用了工作流的概念和技术作为其一大基础架构。在自动化系统中，工作流技术已经成功地运用到图书馆、电信、物流、金融、政府机构等各个行业，特别是工业领域中的制造业。随着办公自动化的日渐成熟，工作流技术在高校和科研单位的事务处理中也得到了广泛的应用，在促进科研单位信息化建设，提高工作效率和管理效能等方面发挥了重要作用[24，25，26]。
4、办公门户技术
门户技术是整合内容与应用程序，以及随意创作统一的协同工作场所的新兴技术[27]。信息门户技术提供了个性化的信息集成平台，能够根据需要进行全方位的信息资源整合。门户提供可扩展的框架，使应用系统、数据内容、人员和业务流程可以实现互动。门户技术屏蔽了分布在不同地域的异构系统访问难度，将机构内部各个不同应用系统界面和用户权限管理统一集成到一个标准的信息门户平台上，提供信息平台的统一入口，用户登录一次即可快速便捷地访问到分布在不同应用系统的信息资源。除此之外，门户技术还针对安全性、文件管理、WEB 内容发布、搜索、个性化、协作服务、应用集成、移动设备支持和网站分析提供较为便捷的解决方法。
企业信息门户系统就是指 EIP(Enterprise Information Portal)是指在 Internet 的环境下，把各种应用系统(诸如 ERP、CRM、OA 等)、数据资源和互联网资源统一集到企业信息门户之下，根据每个用户使用特点和角色的不同，形成个性化的应用界面，并通过对事件和消息的处理、传输把用户有机地联系在一起。EIP 是 “一站式”全面解决企业信息化问题的最佳选择，是企业信息化的核心。一个企业的信息门户对外是企业网站，对内则是管理和查询日常业务的公用系统。
在办公自动化中门户网站以及门户系统是较常用的两种表现形式。例如根据企业的需求建立企业门户系统[28]，应用不同技术建立的基于门户技术的电子办公系统[27，29]，以及根据不同需要建立的门户网站等。
5、辅助决策技术
辅助决策系统，以决策主题为重心，以互联网搜索技术、信息智能处理技术和自然语言处理技术为基础，构建决策主题研究相关知识库、政策分析模型库和情报研究方法库，建设并不断完善辅助决策系统，为决策主题提供全方位、多层次的决策支持和知识服务。 为行业研究机构以及政府部门提供决策依据，起到帮助、协助和辅助决策者的目的。
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将决策问题分为三个层次：最上层为目标层，中间层为准则层，即用什么标准去衡量方案的优劣，最下层为方案层，即要评审的方案，各层间的联系直线相连表示。通过相互比较确定各准则对于目标的权重以及各个方案对于每一准则的权重。这些权重不同的人可能会给予不同的值，而在层次分析法中则要尽可能最大客观性的给出权重的定量方法。将方案层对准则层以及准则层对目标层的权重进行综合，最终确定方案层对目标层的权重。在层次分析法中要给出进行综合的计算方法。
四、当前存在问题及发展趋势
1、办公自动化当前存在的问题
我国自上世纪 70 年代开始办公自动化的研究以来，历经近 40 年四个阶段的发展，建立起各种各样的的办公系统，取得了信息化建设的重要成就，但从办公自动化的应用现状以及需求来看，现有 OA 系统存着一些共性的问题，主要表现在以下几个方面：
(1)信息孤岛和应用孤岛
由于种种原因，在一个企业的各个部门间完全或部分孤立，各种信息无法顺畅地在部门间流动。现有的国内企业 OA 系统，无论是独立的应用软件还是集成的解决方案，大多是孤岛型的应用，或者是业务功能模块的简单累加。一些企业 OA 系统与企业其它业务系统不能紧密集成，企业内部各业务系统相互独立、数据不一致、信息共享程度不高、管理分散、维护工作量大，各部门各系统变成一个个“应用孤岛”[30]。
(2)对 OA 内涵理解不够，重硬轻软
很多 OA 用户仅仅把办公自动化理解为办公过程中的先进技术和设备的使用，目的是提高办公效率，却不知办公自动化发展必须依赖管理基础和信息积累的基础，技术只是企业 OA 的一种手段，只有对管理及业务流程有着深刻的理解，才会使企业 OA 有用武之地，脱离二者中任何一个，都不能实现真正意义上的办公自动化[31]。
(3)OA 系统的安全性不高
随着办公自动化系统网络化的进程，Internet 的深入同时也意味着外部威胁的到来。办公系统中存储和传输信息都具有很高的价值和保密性，系统的安全性是 OA 发展和应用中不得不面对的问题[32]。
2、办公自动化的未来发展趋势
伴随着信息化发展的浪潮，组织流程的固化、改进、知识的积累、应用、技术的创新、提升，办公自动化系统也在不断求新求变，办公自动化将更关注组织的决策效率，提供决策支持、知识挖掘、商业智能等全面系统服务。针对目前的办公自动化发展，未来办公自动化发展的主要方向：
(1)商业智能化
用户对业务数据及其他数据的处理，需要办公自动化具备商业智能分析能力，对数据进行快速的处理和发现一些潜在的商业规律和机会，提高用户的工作绩效，将对用户产生巨大的吸引力。未来的企业 OA 系统将同企业其它信息资源有效地融为一体，更为智能地为企业决策提供依据[30]。
(2)协同化
强调协同，不仅仅是 OA 内部的协同，而应该是 OA 与其它业务系统间的协同、无缝对接[8]，协同办公自动化能整合各个系统、协同这些系统共同运作的集成软件成了大势所趋，未来办公自动化系统将向协同办公平台大步前进。
(3)门户化
未来办公自动化系统更加强调人性化，强调易用性、稳定性、开放性，强调人与人沟通、协作的便捷性[33]。在基于企业战略和流程的大前提下，通过类似“门户”的技术对业务系统进行整合，加强与业务的关联，转变成为“一点即通”的企业综合性管理支撑门户。
(4)知识化
所谓办公自动化的知识化，就是办公自动化与知识管理相结合，具体是将知识管理的思想融入到日常办公自动化系统中，同时整合进以团队协作和项目管理为目标的沟通协作软件工具;实时电话会议，视频会议;群组协作管理;以及相关信息安全产品加密及身份认证[34]。——论文作者：王 振
参考文献
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