【摘要】随着办公自动化系统的启用，电子文件日益成为单位文件的主导形式，这就对档案管理提出了新的要求现有传统的档案管理方式已明显不能适应档案信息化管理的需求。档案信息资源的开发利用已受到明显制约。本文通过传统档案管理与档案信息化管理以及我国目前档案管理方式与国外发达国家相比较，阐述我国档案信息化的必要性。
【关键词】档案信息化
前言
据统计，目前我国各种单位在日常工作中所产生的各类档案资料中只有不到l0%以档案的形式保存起来，其余9O%的资料则被作为无用的信息而予以废弃，这种状况无疑是对信息的巨大浪费。而且，那些以档案形式保存的各种资料，目前基本上仍以纸张等传统物理形式存在。由于传统存储形式的限制，目前我国各类档案资料的利用率不足l0%。这种状况根本无法满足各单位参与市场竞争的需要。随着计算机技术与网络技术的普及，以及人们对信息管理与利用意识的加强，这种档案信息资料的高管理成本、低利用效率的不合理状况必将成为历史。档案资料的电子化管理需求也将成为社会各界关注的焦点。
一、电子档案管理系统在发达国家的广泛应用
电子档案管理，这一概念源于西方。其在西方发达国家的推广历史与应用现状，是我国电子档案管理系统市场前景的重要参照标准，也是我国推广电子档案管理系统的良好借鉴。根据国际电子文档委员会l996年提交给国际档案理事会的有关报告，电子档案管理在以美国为代表的西方发达国家已经得到了极为广泛的应用。在美国，90%以上的单位已经实现了传统档案资料的电子化转化，基本完成了信息化建设的第一步基础工作——信息管理的基础建设，并正在考虑如何在这些丰富的电子化档案资料的基础上做更深层次的信息挖掘，为决策提供可靠的依据，更有些单位已经开始考虑在利用好这些成文的信息资料的同时，进一步挖掘和利用存在于员工头脑中的知识，逐步向人类信息管理的理想状态一一知识管理迈进。以往，公司的管理人员一般要用8O%时间来收集信息，20%时间用于决策;现在，有了这些丰富的电子化信息资料做基础，其收集资料的时间被缩短为20%，其余8O%的时间则用于决策。凭借这一良好的信息建设基础，美国许多单位的员工可以随时随地获得完成其工作所需要的信息资料，其个人潜力的发挥再也不必受到信息资料缺乏的限制，无纸化办公、移动办公、客户关系管理、知识管理等先进的模式有了其坚实的基础;员工的工作地点也不再局限于办公室，在家上班成为越来越普遍的现象。
推荐阅读：档案员如何发表档案专业的文章
二、档案手工管理流程和电子化管理流程对比
l、传统手工管理档案的主要缺点是：
(1)检索工具少，无法提供高效、快速的利用;
(2)比较繁琐，无法对各种信息进行综合利用;
(3)重复性工作比较多，工作效率较低，无法满足单位对信息化建设的要求;
(4)手写目录不规范;
(5)查档受空间限制，必须到档案室才可查阅;
(6)查档受时间限制，必须在工作时间才可查阅;
(7)查档过程复杂，查找时间长，查准率、查全率不高;
(8)档案在查阅过程中，丢失、损坏现象严重;
(9)无法多人同时利用档案，重复利用率低。
2、实现档案信息化后，档案室和其它部门人员有了良好的接口，使数据从各个处室直接流入档案系统，在档案管理系统加工整理后的数据再次提供给各部门利用，提高了档案数据的利用率。采用档案信息化管理的主要特点是：
(1)检索工具多，检索方式齐全，检索速度快;
(2)机编目录更加规范化、标准化，广度与深度都比手工大有提高;
(3)可以使档案数据做到一次输入多次使用，提高了工作效率I
(4)自动统计速度快、提供信息及时准确等;
(5)检索不受时间、空间的限制，可在权限范围内随时随地查询;
(6)网络化、电子化管理有效地保护了实体档案，减少了档案的丢失、损坏现象。
三、档案信息化的作用
通过档案信息化管理系统能高效、完整的满足人们对各种类型的档案资料进行电子化、网络化集中管理并对其流转过程进行实时的监控的需求，具体包括：
1、加强了管理，使各项工作简单化、规范化、实用化
解决了大量的文件、科技资料及其他原始资料存在的管理成本高、纸介质易损坏、无法实现充分共享、利用效率低等问题。通过扫描等多种方式进行纸质文件的电子化，并集中、有序的将其存储于服务器中。它不仅能够通过扫描、数码摄像等方式对传统物理形式存在的各种信息进行电子转化，而且也可对新产生的电子档案资料的起草、审核、签发、归档等流转过程进行有效跟踪，对档案资料的实际管理和利用进行实时监控。
公文和档案的数据管理规范化，符合国家相关标准，并且可以重复输出、利用。
计算机管理速度快、项目全，提供信息及时、准确，输出的报表灵活多样，可以满足各种不同的需求。
2、提供安全、及时、准确、全面的信息服务
对大量的档案信息资料进行电子化、网络化集中、有序的管理，提高对档案信息资料的管理水平。对电子档案资料在局域网和互联网络上按照一定的授权机制进行有序的发布，简单、方便的运用通用浏览器进行查询，实现内部信息共享，提高对档案资料的利用水平。
3、合理授权
对不同的人员采取不同的授权。比如内部办公人员、地方隶属机构及社会公众需要各自不同的授权。由于采用了严密的授权机制，使各种授权到位而不越位。
4、实时浏览
不仅可在网络环境下实时浏览检索到档案文件、图像和图形等，还可在权限允许范围内下载档案，用户通过通用浏览器如IE等，即可实现基于WEB的档案查询。
5、良好的安全性
基于角色的权限控制，可实现对每一文件条目的权限控制，并可对单个条目对应的原件实现浏览、下载和打印等权限控制。通过信息安全控制，使只有具有合法身份的用户才可以登陆系统。通过“权限管理”使不同的用户只能查询被授权查询的档案资料。
结束语：档案应充分认识其作为知识资源的独特优势，改变传统的重保管、轻利用的观念，通过档案资料信息化、网络化、集中有序的管理，提高对档案信息资料的管理水平和利用水平，发挥档案的应有价值，从而提高办公工作效率。
