档案是各级各类单位、社会组织和个人在社会活动中直接形成的,保存备查的各种形式的原始记录.档案管理在幼儿园建设中承载着重要的作用,它是幼儿园历史、文化、管理的综合反映,对改善和推进幼儿园建设,促进办学品质的提升有重要作用.
一、幼儿园档案的功能
幼儿园档案是幼儿园各项工作形成的,具有保存、查考、利用价值的不同载体的历史记录.它见证了幼儿园成长与发展的轨迹,是幼儿园文化和经验的累积,也是幼儿园各项评估、审计的重要依据,更是幼儿园规划未来工作的可靠借鉴.笔者所任职的福建省实验幼儿园是一所省级示范性幼儿园,也是档案A级单位.幼儿园领导和管理层对档案管理十分重视,不仅指派行政园长分管档案工作,建立了档案室,配置了现代办公辅助设备,配备了档案员,还将档案管理列入本园的工作计划,建立了严格的档案管理制度,确保档案工作的顺利开展,从而使档案管理更好地为幼儿园教育教学及各项工作提供优质服务.
(一)档案再现了幼儿园的历史和发展轨迹
幼儿园在发展中会不断积累人事、基建、财政管理等具有重要历史意义的资料.我园档案室完整保留了建园初始的主管单位的办园申请,包括办园规模、园所命名、人员编制、招生范围、资产配置等档案资料,这些脉络清晰、真实可信的档案再现了幼儿园的发展历程,对后辈教职员工了解园所变迁、筹建园史展、介绍建园历史、分析园所发展规划提供了宝贵的原始资料,是幼儿园发展建设的浓缩,更是历届园所管理者的工作痕迹和园所荣誉的综述.
(二)档案佐证幼儿园教改水平和保教质量
系统、健全的幼儿园档案管理,能为提升保教质量、促进教研改革提供宝贵史料和研究痕迹,这也是衡量园所保教质量和教育教研水平的重要依据.不管是幼儿园的课程建设还是每一个研究课题的立项、计划的制订、研究的过程和成果验收所保存的档案,都充分体现了教研工作的真实性和细致性.这些过程性资料都是幼儿园弥足珍贵的教学参考和幼儿园品质的佐证.
(三)档案管理提供幼儿园评估考核依据
幼儿园工作会经常接受各种评估、审计、检查,其中很重要的一项内容是通过查看大量的原始档案材料,以此为依据做出评估,此时档案管理的规范性和准确性直接反映了园所的工作实绩.评估人员将通过查阅制度建设、账目材料、会议记录、活动方案、培训学习、各类检查的表簿卡等档案资料,了解受检项目的实施和操作.如果日常档案管理工作很完善,幼儿园就可从容面对评估,有备无患,面对各类查询调档会胸有成竹.由此可见,档案管理越规范,档案资料越齐全,就能更好地应对各类评估考核.
二、幼儿园档案管理的要点
(一)科学管理,发挥幼儿园档案的价值
幼儿园档案来源广泛,党政管理、园务管理、财务工作、教育教研、安全工作、卫生保健等各项活动都会产生资料.这些资料经过整理分类、编码装订、立卷编目、归档装盒等程序就形成了具有保存、查考、利用价值的档案.档案的管理,不是单纯的材料堆叠或封存,应是系统管理,因此,提高档案管理意识,科学管理,严格建档,才能充分发挥幼儿园档案管理的价值和功能效应.
随着幼儿园的发展,档案管理在园所管理中的重要性和使用价值逐渐突显,除了园所内部的档案利用外,对外开放的园所参观、国培研修的跟岗指导、接受评估检查工作,无不涉及档案的介绍、提供、查阅和借鉴.这给档案工作的规范化、科学化和标准化提出了更高、更新、更细的要求.因此,我园把档案管理作为促进幼儿园发展的一项重要内容来抓.分管园长履行监督、检查和指导的职责,将档案工作列入工作计划,并定期与档案管理员核实档案归整情况,查询建档数据,了解档案利用反馈,协助档案管理员理顺管理档案;档案管理员通过保教部门和后勤部门负责人宣传档案作用,提高教师对积累日常资料的档案意识,树立人人有责的档案管理理念,明确各部门负责收档人的职责,做到分级负责、统一管理,保证档案工作各项管理措施落实到位.
幼儿园档案管理涉及面广,种类繁多.档案管理人员的业务水平直接影响档案管理质量.我园为确保档案管理的保密性和档案工作的准确与严谨,经过严格的岗位竞聘,挑选具有奉献精神、责任感强、综合素质高、熟悉幼儿园各项工作的党员教师兼任档案管理员,并对档案管理员的职能和权限做出明确规定,加强对档案管理员的考核和业务指导,鼓励其参与业务学习和培训,促进档案管理员业务水平的不断提高.
(二)规范操作,制订档案管理制度与精细化流程
档案管理的关键是制订完善的档案管理制度.档案管理员既是制度的执行者也是制度的监督者.我园立足园所实际,制订了«档案保管制度»«档案借阅制度»«档案销毁制度»«档案安全保密制度»«档案管理员职责»«档案廉政风险防控»等,并认真落实,做到收档有时间、归档有范围、立卷有标准、借阅有规定、保密有条例.同时,园领导注重教育教职员工了解自己岗位工作中有哪些需要具体归档的资料,关注日常积累和保存,使档案管理工作规范、高质、高效.
档案管理精细化是对档案工作进行分解、细化和落实,也是提升档案制度执行力的一个重要途径.制订档案工作精细化流程,使每一项档案工作的操作都能看得见、摸得着、说得准,这既要求档案管理者工作到位、尽职,也让档案使用者有章可循、有据可查,使刚性制度有效贯彻到每个环节并发挥作用.
统一留档格式:幼儿园各个部门工作不同,书面资料形式各式各样.从整理档案的角度,所有归档材料应整洁美观、规范标准、注重节约.我园经档案室与保教组沟通后,统一了格式要求———归档材料统一使用A4复印纸,双面打印,页面设置上下各2
规定归档时间:各部门负责人应明确职责,在收档的时间节点将文件材料收集齐全.文书档案以年度为单位,每年12月收集归整此类档案;教育教学档案以学年为单位,每年7月前收集归整此类档案.各部门负责人按照归档要求整理好相应材料并移交幼儿园档案室,交接双方根据交接内容清点校对,并履行签字手续.
准确鉴定防重复:幼儿园工作相互联系,各部门分工不分家,因此档案管理员要不断提高专业能力,把握归档范围,在分类整理时要对各种资料进行鉴定,把有价值的资料筛选出来,剔除重复的资料,遵循«归档文件整理规则»«福建省归档文件整理细则»的基本原则,参考«省级文明学校评估标准和方法»,确保证档案资料的准确性、完整性.
完善档案检索:为做到操作性强,简明易懂,便于档案的提供利用,我园使用了多种档案检索工具,有全引目录、案卷目录、案卷文件目录、专题目录等,并采取了手工检索与电脑检索两种方式,其目的就是全面反映档案情况,既能为查档者提供快捷的服务,又能提高档案利用的效率.
加强安全防护:档案管理员除档案管理外,还需采取必要的档案存放安全防护措施,最大限度地防止和减少档案的损毁,延长档案寿命.我园档案管理员会按照防火、防潮、防尘、防虫、防光、防高温、防鼠等防护技术,定期清扫档案馆,定期检查案卷,建立温度湿度检查制度,并将档案室纳入幼儿园定期安全检查范畴,杜绝一切不安全因素.
(三)保证时效,体现“以人为本”的档案利用功效
利用是档案工作的根本目的,档案的价值要在利用中才能体现,只有利用者从档案中及时获取信息并提炼、开发出有参考价值的东西,将静态的资料变为有用的资料,才能激活档案、最大化地发挥档案的服务效益.我园十分重视档案的开发利用,档案管理员本着“建好档案、管好档案、用好档案”的宗旨,不断提高服务质量,使档案的功能由传统的保管为主转变为以开发利用为主,让档案更好地为幼儿园工作和教职员工服务.
档案管理员要树立“以人为本”的思想,不断提高现代化档案管理的意识,以高质量、高效率的工作服务一线.第一,档案管理员要主动到各部门和教师中走访,了解和掌握他们执行归档制度中遇到的问题,及时解决问题,避免移交归档时查出问题而返工.这个过程也能帮助档案管理员将幼儿园和教师们最需要的资料完整归档.第二,档案管理员随时指导利用者选择所需要的档案资料,耐心解答利用者提出的问题并认真听取利用者对档案工作的意见和建议.第三,档案资料存放整齐有序,分类科学,建档规范.档案管理员要对档案存放心中有数,保证查档的准确、迅速,让利用者充分感受到规范的档案管理带来的便利.
档案管理员要注重日积月累的档案资料的收集,如幼儿园举办的大型来访、开放、外出活动或者各种观摩、研讨、学习活动,档案管理员要及时收集第一手真实材料并标注日期,避免因时间问题流失或遗漏,确保档案资料完整而且富有时效性,做到有备可查、查而有据,真正起到服务的作用.
档案管理员和利用者要严格遵守«档案借阅制度»,按规定办理利用手续,并填写«档案借阅登记簿».如果利用者需复印档案,须由分管领导审批;借出的档案要在规定期限内归还.档案管理员要及时催收到期的外借档案.档案管理员在向利用者提供档案的同时,应根据需要附上«档案利用效果登记表»,由利用者填写反馈档案利用的效果,促进档案管理工作的改进和提升.
档案管理是幼儿园建设的重要组成部分,对幼儿园的发展与规划起着重要作用.幼儿园要充分认识到档案管理的价值所在,重视档案管理,提高档案管理水平,使幼儿园科学、规范、标准的档案工作具有更强的思想性、科学性和适用性,更好地服务于幼儿园发展和建设工作.
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