论文摘要:随着企业改革的深化和发展规模的扩大?档案信息量剧增?传统的手工管理和单纯的实体管理模式?己不能适应和满足现代化发展的需要。建立档案信息网?将档案的实体管理上升为更高层次的档案信息网络化管理?使档案信息资源的开发真正的做到方便、准确、快捷?全面提供各种档案信息?提高服务质量和工作效率?满足需求?实现企业档案管理现代化的最终目标。
论文关键词:档案信息资源 标准体系 网络化
1前言
多年来?八钢所属单位所用档案管理标准一致?档案的存放分二级保管。档案部门承担着两大职能:一是?从宏观上对全八钢各种门类的档案依照国家、自治区档案管理标准完善和制定公司档案管理标准?并对八钢所属各单位的档案工作进行业务指导;二是?收集、整理并提供公司成立以来党政、行政的全部文件。收集、整理并提供利用公司财务部管辖的各部门形成的会计档案?保存并提供八钢股份公司成立以前的所有会计档案。保存并提供利用企业兼并、破产、机构改制等形成的会计、文书档案。收集、整理并提供利用公司部分声像档案和照片档案。
目前?八钢档案图书中心的主要档案有:党群工作类档案、行政管理类档案、经营管理类档案、生产技术类档案、会计类档案、人事管理类档案、照片档案、声像档案、实物档案?档案的总库存量为101427卷?公司所属各二级单位收集、整理形成的各门类的档案资料109399卷。2002年底?所有八钢人事档案集中在档案图书中心保管?oA系统实施以后?全公司的文件全部集中在档案图书中心?科技档案、部分财务档案仍由各二级单位自行管理。随着八钢信息化建设的发展?八钢档案信息化管理正逐步实施。
2档案信息化建设工作面临的一些问题
随着八钢现代化管理水平的提升?八钢档案信息化建设也得到了长足的发展?档案现代化进程随之加快。实施档案信息化管理?遇到了许多现实问题。如领导的重视、经费的来源和投入力度、队伍建设的专业化和年轻化等。尤其是对档案信息是否要进行网络化管理的认识上存在分歧。不少人认为要将原有馆藏档案的案卷目录和卷内目录输入计算机?工作量巨大?人手不够;利用计算机组卷?查阅档案资料不一定比人工操作方便。
2.1关于档案管理软件开发
档案信息管理在实施过程中?档案专业人员参与信息化建设?多数是以配角身份出现?实施信息化的主体是计算机编程人员?由于他们对档案专业知识了解不多?无法对档案的科学分类、排列、索引和编研等基础工作进行充分调研?编出的档案管理软件往往价值不高?影响到档案信息资源的充分发挥。
2.2关于数字化档案数据库
就档案目录数据而言?能用计算机管理起来的占总数的70%左右?档案信息数字化实施起来还有许多问题要解决。面对的历史档案数量多?如文革以前的档案?纸质差、有些字迹褪色?给扫描工作带来许多困难。新的档案数量剧增?如一些撤消机构的工资册、报表、凭证的会计档案?全八钢在职职工、辞职、死亡、不详的人事档案?还有集团公司的行政、党委的发文全部集中在档案图书中心保管等。只有全文(实体)全部数字化?档案信息管理才能起步。
2.3档案信息化建设专业人员的素质问题
档案队伍面临着知识老化?信息开发形式传统的现状?直接影响着档案信息开发的力度和深度。例如档案信息开发工作?内容上只能停留在简单的介绍和汇编上;形式上?也只局限于编制索引?缺乏综合性、专题性的档案调研报告。在企业档案工作者中?与其他专业相比较还存在着运用信息化能力差的情况?档案人员计算机操作及互联网技术运用能力差?英语水平偏低?企业档案队伍中还缺少热爱档案工作又懂计算管理的复合型人才。
3做好八钢档案信息化管理几点建议
信息化是当今世界经济和社会发展的大趋势面临信息技术带来的千载难逢的发展机会?八钢档案管理工作也要抓住这个时机把档案中蕴含的丰富内容开发出来?让利用者以快捷的方式得以利用?充分发挥档案资源的作用?为企业各项工作服务。
3.1争取领导的支持
取得领导的重视与支持?为档案信息化建设创造一个良好环境尤为重要。首先?档案部门应以市场为导向?主动进行档案信息资源的开发?挖掘各种适销对路的档案信息?企业为了明确产品定位?就必须知道不同产品品牌的市场份额;为了定价?就必须知道市场状况;为了制定促销策略?就必须了解产品销售的周期性及市场竞争状况;为了有效控制库存就必须随时了解库存销售状况;为了挖掘新产品?就必须全面了解生产厂家。如果档案部门能够在以上方面为企业提供实际、详细、可靠的档案资料?可以以数字、文字、图表给予提供?那么为企业提供的服务就是高级的信息服务;其次?要向多种服务转化。除做好上门服务外?还要主动与科研、教学、行政管理部门建立咨询服务?改进服务方法?更新服务手段提高服务水平?提升服务功能。只有这样?档案信息化管理工作才能得到领导的大力支持从而给予更多的资金投入?使档案信息管理工作顺利进行。
3.2开发适合档案信息化的软件
八钢是一个钢铁联合企业?形成的档案资料门类多、内容复杂?所以档案信息管理化软件必须与企业的性质、企业形成档案资料相吻合。目前?八钢办公系统财务、人事、销售计划合同及工程管理都实现了信息化管理?这些系统都能产生大量的、各种门类的档案资料?档案管理系统怎样和这些系统形成网络化管理?这是档案管理软件所必须考虑的问题?因此?开发档案管理软件要全面考虑?充分调研?实现档案资源的信息化管理?实现真正意义上的档案资源的共享。
3.3丰富馆藏?积极推进档案字化建设
开辟档案信息资源。要扩大档案收集对象?即要向法定的档案形成部门进行收集?还要向非法定的信息收藏部门与研究部门进行收集?也要向个人收集。同时企业档案的收集、保管重点要转向企业自身形成的材料和与企业经营有着直接关系的文件。比如:销售部门形成经营档案?科研部门形成的科研档案、产品档案?财务部门形成的各类会计档案?行政主管机构制发的红头文件及企业信息等?都应集中保管在档案图书中心。这是一项长期而艰巨的工作?只有这样才能为档案高质量的信息服务提供坚实的数据基础。
3.4规范档案的基础工作
有了适应企业的档案管理软件?必须要做好基础工作?即规范档案的整理、编目工作。严格执行国家的标准?将要录入的档案信息全部实现规范化?这样为档案数据的录入和检索打下良好的基础。这是项系统工程?公司可以根据单位的具体情况?制定总的和分步的计划并逐步实现。总之?所有的档案管理都必须要满足档案信息化管理的要求。
针对现存档案要按照档案管理要求进行科学的分类、整理、编目?对到期的档案及时进行鉴定、销毁。建立好全宗卷的案卷目录?填写好文书档案、会计档案?除正常的档案整理、接收、编目、排架外?还要加强对重大活动、重点的工程项目进行超前控制?加强监控力度。对一些工程项目?如小型材、电炉炼钢、高速线材、热电联产等?所形成的技术资料进行严格把关?确保技术资料的完整、准确。对柴油车大修厂、冶金建设公司、蝶王针织厂、雅满苏矿等单位按照档案管理要求进行全面指导?做好本部门的档案基础工作?使档案管理工作不断完善?内容上进一步优化?为档案目录数据库建立打下坚实的基础。
3.5档案信息资源建设
充分运用计算机技术?针对现存的党群管理类、行政管理类、经营管理类、生产经营类档案、会计类档案、照片档案、声像档案的案卷级目录?进行档案目录数据库建设?提高档案检索利用服务质量。在有条件的情况下?可用扫描仪?将重要的档案逐步实现全文数据库的建立。加强对各单位形成的电子文件的积累、鉴定、着录、归档等工作的监督、指导?确保各单位所产生的有保存价值的电子文件真实、完整、有效。
3.6完善档案信息化标准体系
完善档案信息化标准体系首先应实现文档一体化管理。文档一体化管理是网络技术在档案信息管理中应用的必然结果?尽管文档一体化管理的思路已提了很多年?但在实际工作中还存在各自为主?文件归档不及时?有时有漏归?重要文件丢失的现象。这与管理制度不健全而造成人力、物力、财务的浪费有直接关系。因此?需要实现文档一体化管理?确保档案信息完整与准确。
集中力量研究制订一批急需的档案信息化标准?作到党群、行政、经营、生产技术档案、科学技术研究课题档案、设备仪器档案、会计档案、设计、底图、工程档案?人事档案等管理规范。加快研究和制订电子公文归档?形成有效的档案信息化建设激励约束机制?推动档案信息化建设的有序开展。
3.7提高档案人员的素质及责任感
档案管理工作者的知识水平和整体素质直接影响到档案工作的方方面面。档案工作者的素质主要包括:政治思想、工作作风、业务知识、文化水平、办事能力和身体条件等方面。档案管理工作属于一种专业管理工作?有着特殊规律?不能只凭一般的知识和单纯的传统经验工作?档案工作人员必须逐步做到专业化、技术化。在具有高度的政治觉悟和良好的工作作风的前提下?还要加强现代化知识的学习?掌握基本的计算机知识、网络知识、数据库管理知识及电子文件管理知识?使之运用于档案管理实践的工作效率和办事能力。档案工作者只有跟上时刊发展的步伐?以全新的档案管理模式和服务理念来做好每一项本职工作?档案管理工作才能真正意义上朝着现代化、科学化方向迈进。
4、八钢档案管理工作的发展方向
4.1档案内容向多元化方向发展?综合性增强
档案信息资源的利用涉及内容越来越广泛?为了更好向利用者提供服务?势必要求档案管理向多元化发展?丰富馆藏?增强档案内容的综合性。
4.2档案管理向科学化、现代化方向发展
随着档案馆藏数量和内容的日益增多?以及利用者对快速准确、便捷查阅档案需求的日益迫切?利用当代先进的科学技术理论和方法管理档案?提高档案管理技术的现代化水平?使档案管理达到最优化的效果?必然成为未来档案开发利用的一个重要‘的趋势。如采用缩微技术存储档案信息?以保护和延长档案的寿命;采用通讯技术和计算机网络技术远距离传送档案信息等。
4.3档案信息服务网络化
网络化的管理改变了传统管理模式下各类信息资源各立门户?分而治之的状态?将工程档案信息管理与文书档案、技术资料、图书、报刊等信息的管理融为一体。科技档案、文书档案、图书资料等信息通过网络融为一体?连成一片?形成一个包括各种信息资源在内的“公司信息资源系统”实现所谓“信息资源共享”。以往利用者必须到档案室才能利用?而网络化建成后?利用者可以在自己的办公室?甚至设计现场的终端前对档案数据库进行浏览、访问。以利用者为中心设立多途径的检索系统?并且将扫描的文件及电子文件直接与系统挂接?利用者不仅可以查阅所需的信息?还可以下载原件。不必再到档案室阅览或提晒底图。
5结论
建立企业档案管理信息系统是企业的发展需要?是档案管理工作中的一个飞跃?将档案管理从手工劳动摆脱出来?实现档案管理人员对这些档案资料的自动管理?同时又能满足利用者的自动查询。这样即节省了人力又保护了档案原件。随着信息化手段的提高?档案信息管理工作能够达到新的水平?档案信息资源发挥更大的作用。
* 稍后学术顾问联系您
